Porque e que o PDF/A vai ser o formato digital de excelência?
Sabia que, num futuro próximo, os seus ficheiros podem não ser reconhecidos pelo software que utiliza nesse momento? O formato no qual grava os seus ficheiros, sobretudo aqueles que são de vital importância para o seu trabalho ou para a sua empresa, importa e muito. No mundo profissional, dependemos muito dos ficheiros digitais, mas não temos consciência de que muitos deles são guardados em formatos que podem desaparecer com o tempo.
Formatos recomendáveis para durabilidade de um ficheiro digital
Na atualidade, existe uma grande variedade de formatos digitais, mas nem todos têm a qualidade para ser um formato standard ou padrão. Para poder ler e trabalhar com um documento ao longo do tempo, é importante guardar os ficheiros em formatos livres de direitos que garantam que os ficheiros digitais se podem abrir sempre e que sejam fiéis ao original. Quando nos referimos a ficheiro digital para armazenar documentos, os formatos principais atualmente são o TIFF e o PDF/A.
O PDF/A é um formato de ficheiro para a preservação a longo prazo de documentos digitais. Este formato segue um standard internacional e está livre de direitos, e por isso não o podemos confundir com o formato PDF de uso comum, que é propriedade da Adobe®.
A principal vantagem do PDF/A sobre o TIFF é que aceita formatos com mais de uma página e, além disso, pode conter links diretos indexados a outras partes do documento.
E o mais importante: permite incluir uma verificação de assinatura eletrónica. Isso é particularmente importante para aquelas empresas que manuseiam documentos que necessitam ser assinados eletronicamente, como um pedido eletrónico oficial, por exemplo.
Formatos regulados para favorecer a troca de dados
O Regulamento Nacional de Interoperabilidade Digital (RNID) é o regulamento encarregue de regular a troca e conservação de dados da informação eletrónica por parte da Administração Pública. O seu objetivo é o de garantir a interoperabilidade e cooperação entre as diferentes administrações eletrónicas e o cidadão, proporcionando uma linguagem comum que facilite a interação e melhore a segurança.
Neste sentido, o RNID descreve os diferentes formatos que existem e quais são os mais recomendados. Voltando ao planeamento com que iniciamos este post, há formatos que são propriedade de empresas, o que pode supor que deixem de ter suporte – não receber novas atualizações por exemplo – e, desta forma, ficarem obsoletos.
Por outro lado, está o formato jpeg que também está registado como um formato recomendado neste regulamento e que, além disso, está livre de direitos. No entanto, apenas está apto para fotografias, já que não aceita documentos com mais de uma página e também não reconhece textos.
Em todos estes aspetos, é o formato PDF/A o que cumpre todos os requisitos exigidos, como tal deve-se assegurar que os seus documentos sejam criados ou que o seu scanner digitalize neste formato. Como vê, o formato do futuro é o PDF/A, que veio para ficar.
