Quatro conselhos para digitalizar no seu escritório em casa

A digitalização consiste em converter os documentos de papel em ficheiros digitais e é a melhor forma de organizar o espaço que tem definido para trabalhar em casa.

Com a intenção de reduzir a desordem, aumentar a segurança e acessibilidade aos seus ficheiros, e prepará-lo para um futuro onde vai prevalecer o trabalho com ‘menos papel’ em vez de um lugar ‘sem papel’, revelamos alguns dos nossos principais conselhos sobre a digitalização:

1. Iniciar o processo

• Diminuir o papel supérfluo – Antes de começar a sua viagem no mundo da digitalização, poupará tempo e esforços ao eliminar documentos duplicados, desatualizados ou desnecessários. Tem que ser mais inflexível com a seleção;
• Estabelecer um plano de digitalização – O formato não é a única diferença que há entre um arquivo digital e um em papel; habitualmente necessitamos mudar a estrutura dos documentos. Tenha em conta como tem arquivado os seus documentos em papel e pense que ao digitalizá-los poderá otimizar esse processo.

2. Organizar e gerir o seu sistema digital de arquivo

• Organizar por pastas – Dedicar tempo a esquematizar o seu sistema de arquivo digital evitará que tenha que mudar, mais à frente, documentos no processo de digitalização. Organize os seus arquivos com nomes consistentes e crie pastas com palavras chave. Pode considerar que por exemplo é mais apropriado organizá-los por meses (ex. Faturas > 2019 > Maio) ou criar subpastas dedicadas a determinada tarefa (Cliente > Projeto > Faturas);
• Ter um backup – Aproveitar a digitalização através do armazenamento na nuvem significa que poderá aceder aos seus ficheiros a partir de qualquer lugar, reduzindo o risco de perda, a que estão mais propensos, os documentos em papel ou os backup físicos;
• Arquivar para maior clareza – Ter ficheiros digitais desorganizados pode ser tão frustrante como dispor de documentos físicos acumulados nas prateleiras. Se já não necessitamos de determinados documentos ou projetos, desloque essas pastas inteiras – incluindo as subpastas – para um diretório à parte. Desta forma poderá continuar a aceder a elas, mas estarão fora da sua vista.

3. Converter a digitalização numa rotina

• Interiorizar o processo – Digitalize cada documento importante à medida que avança na sua viagem pela digitalização e torne esta ação num novo hábito;   
• Digitalizar e reciclar – Quando terminar de digitalizar os documentos físicos, deite-os fora, a menos que sejam absolutamente importantes. Reciclando-os terá mais organizado o seu espaço de trabalho e estará a contribuir para a sustentabilidade do planeta;
• Rever e renovar o seu enfoque – Se o papel se começar a amontoar outra vez, dedique algum tempo a rever o processo. Analise porque os documentos não são digitalizados e reciclados imediatamente para otimizar o sistema de arquivo.

4. Considerações práticas

• Características ao comprar um scanner – A digitalização em frente e verso é fundamental para digitalizar diversos ficheiros, e uma resolução de 300 ppp seria suficiente para a digitalização de documentos nos ambientes domésticos e de pequenos escritórios, a menos que imagens e fotos detalhadas sejam frequentes. Se tem um trabalho pendente para completar, um alimentador automático de documentos (ADF) poderá processar uma pilha inteira de páginas que estão pendentes;
• Portátil ou de secretária – Os scanners estão disponíveis em todos os tamanhos e formatos. Alguns estão desenhados para poder transportar, convertendo-se em soluções ideais para os trabalhadores de campo ou em mobilidade. Outros foram desenhados para serem guardados em gavetas e manter tudo organizado no espaço de trabalho em casa, ou se preferir colocá-los em cima de uma mesa. Em resumo, tratam-se de modelos de scanners que oferecem múltiplas opções de uso;
• Incorporar OCR – O reconhecimento ótico de caracteres (OCR) torna os textos impressos editáveis, permitindo que a digitalização ocorra, facilitando a localização imediata de um documentos, pesquisando o seu conteúdo no sistema.

À medida que as considerações ambientais coincidam com a possibilidade da digitalização, a conversão de ficheiros de papel em formatos digitais será cada vez mais importante. Como tal, se ficou inspirado para eliminar a pilha de papéis do seu escritório, por que não começa já hoje?