10 conselhos para cumprir com o RGPD
A segurança dos dados está cada vez mais presente entre as principais preocupações das empresas e os colaboradores já vão estando mais conscientes disso, sobretudo na aplicação do novo RGPD.
No entanto, há riscos evidentes de segurança que são ignorados, especialmente no campo da impressão. Por exemplo, já se questionou se está a fazer uma utilização segura da sua impressora no escritório ou se, pelo contrário, é cúmplice dos maus hábitos que normalmente temos quando imprimimos documentos?
Estes dez conselhos vão ajudá-lo a descobrir quais são os riscos mais habituais nesta área e como garantir que não há falhas de segurança nos dados e, mais importante ainda, permitirão cumprir o RGPD no ambiente empresarial:
1. Plano de cumprimento RGPD - Toda a empresa deve contar com um plano de cumprimento do RGPD. Pergunte ao Delegado de Proteção de Dados da sua empresa, se houver, ou ao seu responsável direto;
2. Uso restringido de equipamentos partilhados – Se utiliza uma impressora partilhada, estas não devem estar acessíveis a diferentes departamentos com funções diferentes ou diferentes formações/ preocupações sobre o RGPD e gestão de dados sensível. O uso partilhado deve ser restringido a grupos de utilizadores com necessidades e objetivos comuns;
3. Impressão segura de informação sensível - Praticamente todas as empresas trabalham com informação confidencial: impostos, salários, registos médicos, documentos legais, informação contratual, etc. Se esta informação cair nas mãos erradas, pode causar sérios problemas para a empresa, especialmente com o novo GDPR. Imprimir estes documentos pode ser um dos seus hábitos, mas se o faz a partir de uma impressora partilhada, pode ser um risco.
Uma opção adequada é utilizar as opções disponíveis no seu equipamento relativamente à impressão segura, na qual tem de introduzir um PIN no controlador de impressão que apenas libertará o trabalho quando essa pessoa introduzir o PIN no equipamento.
Além disso, deve evitar que haja informação confidencial acessível a outras pessoas nas impressoras e guardá-la numa localização segura. Quando já não necessitar dela, destrua-a de forma segura e não atire simplesmente para o lixo.
4. Atenção aos documentos abandonados na impressora – Isto é algo que fazemos habitualmente: enviar um documento para impressão, no preciso momento em que atendemos uma chamada, e antes de darmos conta, o documento está na bandeja de saída há mais de 15 minutos, podendo qualquer colaborador recolhê-lo ou simplesmente lê-lo. Além disso, atualmente a maioria das impressoras também pode digitalizar ficheiros e enviá-los para uma pasta na rede por correio eletrónico. Imagine por exemplo que um colaborador descontente encontrou informação confidencial ou crítica para o negócio: o que o impede de digitalizar essa informação e enviar por email? É importante que, caso veja documentos por recolher na impressora, avise o Delegado de Proteção de Dados ou o seu responsável direto, e os coloque (sem ler) num lugar seguro;
5. Imprimir através de cartão de identificação – Atualmente, graças à tecnologia NFC incorporada em muitos equipamentos de impressão, é muito simples libertar os trabalhos de forma controlada. Trate de implementar mecanismos que exijam a presença do utilizador ou a sua identificação no equipamento para imprimir trabalhos. Assim evitará riscos de fuga de informação, e reduzirá o custo que supõe imprimir documentos que depois não são recolhidos;
6. Localização de equipamentos acessível – Evita a instalação de equipamentos de impressão em locais longe de si, não controlados e aos quais podem aceder pessoas alheias à empresa;
7. Encriptação da informação - É importante que a informação viaje de forma encriptada entre o computador e o equipamento de impressão, para que nenhum agente externo possa intercetá-la. No momento de adquirir um equipamento novo, preste atenção para ver se este incorpora encriptação SSL ou TLS;
8. Restrição das funções de impressão – Gira as funcionalidades avançadas do equipamento de impressão que permitem restringir as funções do equipamento disponíveis, por utilizador, concedendo acesso individual a algumas ou a todas as funcionalidades da impressora, para um maior controlo;
9. Precaução com os dispositivos móveis – Estes conselhos são aplicáveis também a qualquer dispositivo móvel. De facto, todos vivemos num mundo multidispositivo e o mundo empresarial não é diferente. Pode fazer uma apresentação no seu portátil, ciar um relatório no seu PC ou reenviar documentos a partir do seu smartphone. Se imprimir regularmente documentação a partir de diferentes dispositivos, deve-se assegurar que a informação não é intercetada, inclusivamente se lhe roubam o dispositivo, se é hackeado ou se alguém não autorizado acede a ela;
10. Revisão periódica do plano de cumprimento o RGPD – Reveja o cumprimento do se plano, retifique o que não está a fazer corretamente e implemente melhorias para garantir a segurança sem que isso prejudique a produtividade dos colaboradores.
