Corporate Office in Home Office
Já há alguns meses, que muitos de nós fomos forçados a mudar o nosso local de trabalho. Somos aqueles que têm a possibilidade de poder realizar o trabalho a partir de casa e, ao mesmo tempo, continuar a fazer parte de uma grande empresa, é um modelo diferente, com o seu próprio carácter. Nasce um novo conceito de ambiente de trabalho: o trabalhador empresarial no seu escritório em casa, aquilo a que chamámos COHO (Corporate Office in Home Office).
Este novo ambiente tem necessidades semelhantes às que podemos encontrar num escritório e os colaboradores, através dos departamentos de TI, devem dispor de todos os recursos para o melhor desempenho do seu trabalho. Cabe-nos a nós adaptarmo-nos e seguir todos os conselhos ao nosso alcance para nos conseguirmos adaptar com sucesso a esta situação.
Comecemos com o ambiente, que devemos tentar que seja o mais saudável possível. Ou seja, ventilado, com luz natural e um assento que nos permita manter uma postura adequada para o nosso pescoço e ombros. Se não podemos ter uma cadeira ergonómica, vamos procurar uma almofada que nos ajude a manter as costas direitas e algum livro ou caixa que coloque o teclado à altura certa, para que os nossos braços fiquem alinhados com os pulsos, e a nossa visão não seja obrigada a descer ou a subir demasiado, forçando assim o nosso pescoço.
Continuemos para o horário: reservar as horas do dia dedicadas ao trabalho pode parecer óbvio, mas não é tão fácil quando, agora, se está 'sempre presente' para chefes, colegas, fornecedores, clientes..., e quando as obrigações familiares ou as tarefas domésticas estão mais próximas do que nunca, literalmente. O melhor, é fazer pausas de poucas em poucas horas, e reservar o tempo livre para nós (leitura, desporto, música ou simplesmente estar à janela e deixar a mente vaguear). Ficou provado que desta forma a concentração e a produtividade aumentam exponencialmente.
De seguida, mas não menos importante, é fundamental ter o equipamento certo. Vejamos alguns dos elementos de que precisamos:
- PC ou portátil: Se já tínhamos um pessoal em casa (mais destinado a uso doméstico), podemos agora ter de comprar outro. Há que ter em conta o espaço que temos e a capacidade gráfica que vamos precisar - um arquiteto não tem as mesmas necessidades que um operador de telemarketing, por exemplo. E pensemos que, talvez a médio ou longo prazo, vamos continuar a teletrabalhar, com este, que será o nosso companheiro mais habitual;
- Periféricos: Neste momento, para além do habitual rato - ergonómico e sem fios, se possível - é essencial ter um bom auricular com um microfone que nos permita, por um lado, isolarmo-nos para que a concentração seja mais fácil e, por outro lado, atender às dezenas de chamadas e videoconferências que se realizam nos dias de hoje;
- Impressora ou MFC: Dependendo da nossa posição, pode ser mais ou menos importante ter uma impressora e um scanner para desempenhar as nossas funções da forma mais profissional. Para algumas funções, tais como gestores de recursos humanos, gestores financeiros ou pessoas responsáveis pela aprovação de contratos, ainda é necessário um carimbo ou uma assinatura manuscrita. Noutros, o envio de documentos digitalizados pode ser bastante comum. Ou talvez a nossa tarefa seja apenas receber o correio e encaminhá-lo, função para a qual será importante ter um equipamento que permita a impressão de etiquetas de endereço. Se ainda não temos um equipamentos destes em casa, é altura de procurar aquele que melhor se adapta às nossas necessidades, e que, seguramente, também será útil para as tarefas dos mais pequenos!
Por último, não nos podemos esquecer da segurança. A nossa rede doméstica muitas vezes não tem o mesmo nível de proteção que a da nossa empresa. Se nos estamos a ligar a ela através da VPN, temos que ser rigorosos com o controlo das nossas chaves (não deixar ligado quando não estamos a utilizar) e não utilizar estas redes para outros usos. Por isso, é o momento de verificarmos a nossa conexão. Em alguns lares, há várias pessoas a trabalhar ao mesmo tempo. Vários computadores e vários telemóveis ao mesmo tempo a fazer videoconferências, a descarregar documentos... E tudo isto, ligados à rede segura da nossa empresa, com as restrições que isto implica em termos de autenticação ou velocidade. Não podemos permitir que a ligação falhe durante uma reunião importante ou quando estamos a enviar faturas ou documentos sensíveis, certo?
É tempo de repensar o nosso plano de dados ou pedir à nossa empresa que nos forneça um, para podermos aumentar a largura de banda e assegurar a nossa ligação de fibra ou wireless. Recordemos que muitos dos equipamentos que utilizamos hoje, tais como os multifuncionais com conectividade - que facilitam a possibilidade de partilhar documentos na nuvem entre diferentes pessoas da mesma empresa - incorporam sistemas que permitem mesmo que o telemóvel seja utilizado como dispositivo de autenticação para entrar diretamente no scanner ou no equipamento do escritório. Vamos tirar partido disso!
Vamos aplicar, em resumo, o senso comum e a tecnologia fará com que tudo seja mais fácil. Não sabemos se estaremos novamente confinados, o que sabemos, é que o teletrabalho está aqui para ficar.
