Descentralização dos escritórios: a tendência mundial que todos os responsáveis de TI devem conhecer
A dinâmica empresarial mudou, permitindo que cada vez mais pessoas trabalhem remotamente. Este novo panorama faz com que os escritórios sejam cada vez mais pequenos, as reuniões decorram de forma virtual e que o investimento em cibersegurança aumente à medida que a tecnologia facilite novas formas de trabalhar. Esta tendência para a descentralização do trabalho apresenta novos desafios para os responsáveis de TI, que têm que averiguar e descobrir como se adaptarem e singrarem neste novo mundo remoto.
A descentralização é agora uma tendência empresarial global, que ganha importância à medida que o poder se afasta dos escritórios, dos indivíduos e das infraestruturas centrais. Este novo panorama reflete-se na crescente popularidade dos espaços de coworking, da migração dos serviços na nuvem, na melhoria da tecnologia no escritório e na visível capacidade de trabalhar eficazmente desde casa.
Como disse Arman Eshraghi, CEO da plataforma de análise empresarial Qrvey, para a Forbes: "A descentralização a longo prazo é fundamental para o crescimento e para a estabilidade. O que se pode tornar difícil de imaginar é que o mundo possivelmente avançou mais nesta década rumo à descentralização do que nos últimos 10.000 anos".
Qual a causa da descentralização empresarial?
A razão mais óbvia é a forma como as empresas reagiram à pandemia da COVID-19.
Segundo um estudo da Eurostat , o número de trabalhadores da UE que "costumam trabalhar desde casa" aumentou 8% entre 2019 e 2021. Enquanto Square talk descobriu que 90% dos colaboradores se sentiam "igualmente produtivos" a trabalhar à distância e 84% acredita que trabalhar à distância depois da pandemia os torna mais felizes e muitos estariam dispostos a aceitar uma redução salarial para continuar com esta situação se for preciso. Em poucas palavras, o trabalho remoto é o que os trabalhadores querem e esperam, como tal as empresas devem adaptar-se.
O teletrabalho é uma realidade, mas talvez o processo de transformação em direção a este modelo não está a avançar à velocidade correta, uma vez que ainda existe algum desacordo entre as empresas que esperam no mínimo uma média de quatro dias no escritório e os empregados dispostos a três ou menos. Agora que o mercado laboral favorece o empregado, é provável que as empresas tenham que fazer cedências para reter talentos.
No entanto, a pandemia não é o único motor da descentralização. Uma mão de obra mais jovem e conhecedora da tecnologia tem vindo a mudar o sistema há pelo menos 10 anos. Um exemplo desta transformação é o enorme sucesso do coworking WeWork, que abriu as suas portas aos empreendedores nova-iorquinos em 2011 e já se expandiu a cidades tecnológicas populares de França, Alemanha, Espanha, Itália e Reino Unido. Muitas empresas fazem uso das suas instalações e os seus funcionários desfrutam de um espaço de trabalho mais colaborativo, melhores serviços de restauração e da última tecnologia, afastando-se da tradicional abordagem dos escritórios.
Como respondem as empresas à descentralização?
As empresas têm que se adaptar ao trabalho à distância, o que pode levar a mudanças internas, como a redução do tamanho dos escritórios porque os colaboradores os utilizam cada vez menos. Algumas seguirão o exemplo das empresas medianas e em expansão, que tendem a alugar escritórios em vez de investir em locais comerciais. Os líderes empresariais estão a dar conta a importância de se manterem ágeis e adaptarem-se a práticas de trabalho flexíveis, sem cargas de ativos a longo prazo. Jim Coleman, Diretor de Economia da WSP, Reino Unido, assegura: "Não acredito que alguma empresa queira voltar a fazer as coisas como antes, o que tem uma implicação imediata para o espaço".
Paralelamente ao aumento do número de colaboradores que trabalham à distância, crescem os riscos de segurança associados à descentralização. À medida que mais funcionários trabalham fora do escritório, aumentam as possibilidades de serem atacados por hackers. Por isso, as empresas estão a dar mais prioridade que nunca à segurança online, especialmente melhorando a segurança das redes e os dispositivos dos trabalhadores remotos.
Segundo o relatório Tech Outlook 2023 da Red Hat, os responsáveis de TI vão investir mais em cibersegurança que em inovação em 2023. O inquérito realizado a 1.703 líderes de TI revelou que a segurança era "com diferença" a prioridade geral de financiamento nos próximos 12 meses, com 44% que a situava entre as suas três principais prioridades, juntamente com a infraestrutura da nuvem (36%) e a gestão de TI/nuvem (35%).
Entre as medidas que se estão a tomar para melhorar a segurança da rede incluem-se o uso de uma rede privada virtual (VPN), a introdução da autenticação de dois fatores (2FA) ou o filtro de direções de controlo de acesso a meios (MAC). Enquanto a segurança dos dispositivos é agora reforçada mediante o início de sessão único (SSO) e a verificação biométrica, como é o reconhecimento facial. De facto, para 2024, 30% das organizações mundiais escolheram dispositivos com menos funções, já que aumenta mais a seletividade no que diz respeito a configurações. No entanto, a infraestrutura física continua a ser igualmente importante.
Rumo a uma tecnologia mais pequena e inteligente
Uma forma rápida e simples de reduzir o espaço é repensar as necessidades tecnológicas. Por exemplo, no caso da impressão, existem pequenos dispositivos multifunções A4 que podem imprimir em A3 e A4, integrando as necessidades da empresa num único equipamento mais pequeno e mais bem dimensionado às atuais necessidades dos escritórios – dado que há menos pessoas a trabalhar e consequentemente menos volume de impressão. Por isso, muitas empresas estão a abandonar as fotocopiadoras A3 grandes e estão a optar por uma opção mais otimizada.
Isto não só poupa espaço e reduz custos, como um menor número de equipamentos mais eficientes também ajudará a apoiar a vertente ambiental, social e de governação (ESG), considerações fundamentais para as empresas com visão de futuro em 2023.
A melhor abordagem aqui é decidir se a empresa necessita de equipamentos grandes e centralizados e realizar uma auditoria de infraestruturas ou procurar aconselhamento especializado, para reavaliar as necessidades dos utilizadores neste novo mundo descentralizado. É muito importante que o equipamento certo esteja sempre à disposição do utilizador, independentemente de trabalhar no local ou à distância.
A isto há que acrescentar que os trabalhadores necessitam em muitos casos de impressoras nos seus domicílios, o que aumenta o número de equipamentos que os departamentos de TI têm que gerir.
Como pode a descentralização beneficiar uma empresa?
Está claro que a descentralização veio para ficar, por isso o melhor é adotá-la plenamente, manter a competitividade e reter os funcionários. De facto, diariamente se verifica que a descentralização tem muitas vantagens paras as empresas. A otimização da tecnologia traduz-se em processos mais eficientes, uma redução de custos e colaboradores mais contentes, o que dá lugar a uma melhor experiência de utilizador para os clientes finais.
Por exemplo, a introdução da automatização inteligente nas operações de TI favorece o trabalho à distância, já que os colaboradores não necessitam aceder no local aos sistemas herdados. Outro bom exemplo são as soluções de software baseadas na nuvem, que também reduzem a quantidade de tempo que os empregados dedicam a tarefas de dados manuais e repetitivas, o que lhes permite centrar-se na satisfação do cliente. Algo como a automatização robótica de processos (RPA) também pode supor uma grande poupança de custos, razão pela qual muitas instituições financeiras foram as primeiras a adotar.
Como explica Steve Perkins, responsável mundial de tecnologia de Grant Thornton "depois da crise financeira e da COVID-19, as empresas continuam a esforçar-se em aumentar a eficiência e melhorar a produtividade. Nesta era digital, as empresas procuram cada vez mais respostas na tecnologia".
Outra das ventagens da descentralização é que permite aos seus colaboradores estarem mais centrados e realizados. Podem poupar dispendiosas deslocações de ida e volta a um escritório central e, com as medidas adequadas, aceder com segurança aos sistemas empresariais a partir de qualquer lugar do mundo. Por sua vez, isto conduz a uma cultura empresarial mais positiva, baseada na confiança e na liberdade mais do que na assistência aos escritórios.
A Brother International Europa declarou: "Assistimos a uma grande mudança no funcionamento das empresas devido à descentralização. Os gestores já não têm de se sentar na sede da empresa cinco dias por semana e liderar fisicamente uma equipa.
Em vez disso, agora necessitam fomentar as novas modalidades de trabalho investindo na tecnologia adequada, um acesso remoto seguro e um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Os responsáveis de TI costumam estar na frente desta descentralização, desde a otimização do hardware do escritório até à garantia de que a sua empresa investe nos serviços de Cloud Computing e nas medidas de segurança adequadas.
Do ponto de vista operacional, agora é responsabilidade dos líderes de TI garantir que a produtividade continua a ser alta e rentável, quer os funcionários trabalhem a partir do escritório como remotamente, o que pode ser uma tarefa desanimadora. No entanto, se for feito corretamente, consideramos que se trata de uma oportunidade positiva para todas as empresas. Ao adotar a descentralização podem dar prioridade ao bem-estar dos colaboradores investindo na tecnologia adequada e adaptando-se às práticas de trabalho que sejam adequadas para eles".
Referências:
1 Forbes
2 Eurostat
5 2024, 30% of global organisations
