Como a inteligência artificial está a revolucionar as empresas

Aumentar a eficiência dos processos com a adoção estratégica da IA

Na era da digitalização, está claro que a inteligência artificial (IA) já não é um sonho do futuro, mas influencia cada vez mais no dia-a-dia da vida laboral. As ferramentas e soluções baseadas na IA estão a dar a atividades como a escrita, a tradução, o design de maquetas e a programação um importante impulso para a eficiência. Também existem aplicações clássicas da IA, como o reconhecimento de padrões e erros de controlo de qualidade e as tarefas de supervisão. Quando as empresas adotam a IA, é importante que tenham em conta os limites da tecnologia e os riscos associados à proteção de dados e à cibersegurança.

A IA permite às máquinas atuar de forma inteligente mediante algoritmos que reconhecem automaticamente problemas e padrões ou compreendem a linguagem. Existem várias formas de IA, como a aprendizagem automática ou machine learning (ML), a aprendizagem profunda ou deep learning (DL) e a IA generativa:

• Os algoritmos ML processam grandes quantidades de dados e podem aprender dos padrões que observam. Exemplos: reconhecimento de padrões para o controlo de qualidade ou autenticação.
• DL proporciona modelos complexos de IA que se aproximam à inteligência humana. Exemplos: algoritmos de IA para robots ou condução autónoma.
• Os modelos generativos de IA podem oferecer resultados automaticamente a partir do seu conjunto de dados de acordo com as especificações. Exemplo: ChatGPT de OpenAI.

Como a adoção da IA simplifica uma ampla gama de processos

O mercado atual oferece inúmeras ferramentas de IA para uma ampla gama de tarefas, facilitando os processos de trabalho e libertando os colaboradores de tarefas que consomem muito tempo. Por exemplo, podem simplificar e acelerar a edição de vídeo e imagens enquanto as ferramentas de planificação otimizam a gestão do tempo. Além disso, as ferramentas de seguimento e análises comprovam parâmetros predefinidos. Também enviam regularmente os resultados em relatórios específicos para cada grupo objetivo aos responsáveis da tomada de decisões ou aos funcionários de serviço. Deste modo, têm sempre uma visão atualizada dos processos que os afetam.

Quando controlam parâmetros relacionados com a segurança ou indicadores chave do rendimento empresarial, estas ferramentas emitem automaticamente alertas no caso de eventos predefinidos, advertindo para riscos importantes e, inclusivamente, sugerindo medidas corretoras ou preventivas. Deste modo, contribuem para a segurança da empresa e a otimização dos processos operacionais.

As ferramentas analíticas baseadas na IA ajudam na tomada de decisões para uma ampla gama de problemas e adaptam-se a requisitos específicos. Por exemplo, pode-se analisar o uso das impressoras e equipamentos multifunções na rede da empresa para alcançar um uso mais eficiente dos dispositivos e otimizar os fluxos para a equipa.

A equipa informática de uma empresa pode utilizar ferramentas baseadas na IA para automatizar inúmeros processos na gestão de dispositivos ou na incorporação de novos profissionais, por exemplo. Assim, assigna-se automaticamente a novos profissionais um pacote de aplicações standard, capacidade informática e autorizações de acesso em função de papéis predefinidos. Os dispositivos finais são configurados conforme o perfil do utilizador antes da sua entrega e registam-se automaticamente na primeira vez que se conectam à rede. Isto reduz significativamente a carga de trabalho do departamento informático.

Porque é que cada vez mais empresas utilizam o ChatGPT

O chatbot ChatGPT, baseado na IA generativa, é agora muito popular, e demonstra claramente o versátil que é hoje em dia. Muitas empresas já introduziram o chatbot para tornar vários processos mais eficientes e simples. Pode traduzir documentos automaticamente e numa questão de segundos. Pode resumir conversas por email a grande velocidade ou transcrever o ficheiro de áudio de uma reunião para texto e condensá-lo ao essencial. O que antes levava horas, agora fá-lo o chatbot num abrir e fechar de olhos.

ChatGPT também pode servir como fonte de ideias para apresentações, conceitos e campanhas. Os utilizadores podem obter aportações imediatas ou textos quase terminados através das instruções do chat. Graças à IA, já não é necessário reunir um grupo de pessoas para uma rápida sessão de brainstorming.

Para os programadores informáticos, o chatbot pode gerar código standard ou ferramentas específicas em questão de segundos para tornar mais eficientes os fluxos de trabalho. Pode ajudar a equipa de suporte no Help Desk. Além disso, as análises baseadas no ChatGPT permitem tomar decisões informáticas com base em dados e, por tanto, acertadas. O ChatGPT pode integrar-se no software de gestão de projetos, por exemplo, para analisar dados de projetos como o calendário, a disponibilidade de recursos e dados de projetos similares anteriores. Sobre esta base, otimiza a atribuição de recursos e evita dispendiosos atrasos.

O chatbot também pode otimizar a infraestrutura de TI de forma similar: neste caso, a IA analisa dados relevantes para a rede, como indicadores de rendimento do servidor, tráfico de rede e padrões de comportamento dos utilizadores e sugere otimizações adequadas. Por exemplo, a TI pode poupar custos mediante a consolidação de servidores ou adaptar o rendimento de TI ao comportamento dos utilizadores, redistribuindo os recursos de rede.

O chatbot também pode ser utilizado para supervisionar continuamente a infraestrutura e proporcionar informação em tempo real sobre possíveis problemas ou anomalias. Isto permite uma ação rápida e proactiva, assim como aumentar a disponibilidade de TI.

Graças à IA, as tarefas podem realizar-se de forma muito mais rápida e simples que antes. Também poupa recursos de muitas maneiras diferentes.

Como a adoção da IA reduz a carga de trabalho dos colaboradores e aumenta a eficiência

A introdução da IA pode aliviar a carga de trabalho dos funcionários de muitas formas. As ferramentas analíticas proporcionam uma base sólida para a tomada de decisões e aliviam assim a pressão sobre os responsáveis pela implementação de estratégias. Sobre esta base, a direção de TI pode planificar projetos de TI com maior fiabilidade de processos, operar a infraestrutura de forma mais eficaz e segura, assim como melhorar o design de novos equipamentos para satisfazer os requisitos atuais.

Uma grande vantagem da IA é o tempo que poupa. Os funcionários poupam um valioso tempo de trabalho porque a IA realiza análises de dados e atividades que, de outro modo, levariam muito tempo e seriam complexas, segundo as necessidades ou de forma automática, numa questão de segundos. A IA também pode utilizar-se para criar novas ferramentas e serviços para os utilizadores de forma muito mais rápida e simples que antes, com o objetivo de tornar o seu trabalho mais eficiente. Isto também poupa tempo.

Tendo em conta a atual escassez de mão de obra qualificada, a adoção da IA permite alargar as áreas de trabalho sem sobrecarregar o pessoal. Isto não só se aplica ao ambiente informático, onde a escassez de mão de obra qualificada é especialmente alta. O uso da IA também torna mais atrativos os postos de trabalho. Isto deve-se ao facto da IA se encarregar das rotinas aborrecidas e entediantes que frequentemente requerem um elevado nível de atenção. Isto deixa mais tempo para tarefas criativas e desafiantes.

Além disso, o potencial do ChatGPT aproveita-se muito melhor quando as capacidades da IA se combinam com a intuição e a criatividade humanas. Isto conduz a soluções ainda mais inovadoras em muitas áreas de uma empresa. No entanto, os funcionários devem receber a formação adequada para poder fazer frente a estas novas exigências.

Que riscos e restrições há que ter em conta ao adotar a IA?

Quando as empresas introduzem a IA, também têm que estar conscientes dos riscos e limitações associadas. As ferramentas de IA como ChatGPT costumam  executar-se a partir da nuvem, o que faz com que a proteção e segurança dos dados seja uma prioridade absoluta. Algumas empresas utilizam a sua própria versão do ChatGPT, por exemplo, que só se utiliza dentro da empresa. Inclusivamente neste caso, os dados pessoais devem ser filtrados previamente.

Além disso, os piratas informáticos podem utilizar a IA para ataques automatizados, o que torna necessário o uso de sistemas de defesa apoiados na IA. Portanto, a IA é tanto um risco para a segurança como uma componente importante na hora de tomar medidas de proteção.

É importante recordar que os resultados são tão bons como o conjunto de dados utilizado. O conjunto de dados do ChatGPT não inclui todos os últimos avanços e os conteúdos de internet também refletem uma visão distorcida da humanidade. Formulações como ao estilo de garantem que não se infringem direitos de autor. Os utilizadores devem comprovar sempre os conteúdos criados pelas ferramentas de IA generativa e adaptá-los se for necessário.

Apesar destas reservas, uma coisa está clara: os departamentos de gestão de TI deveriam ter definitivamente na sua agenda a adoção da IA. Para que isto ocorra da forma mais adequada possível, deve integrar-se na estratégia corporativa e no conceito de segurança. As empresas devem acompanhar  a evolução tecnológica e evitar o uso incontrolado e, portanto, desprotegido destas ferramentas tão populares.

Como a adoção da IA pode tornar mais eficientes os processos na impressão

A IA também abriu caminho no campo da tecnologia de impressão. A IA pode supervisionar o uso e o comportamento dos dispositivos a nível de rede em tempo real e alertar a equipa de serviço de qualquer problema técnico numa fase inicial para evitar problemas.

A inteligência artificial também ajuda as equipas de TI a identificar mais facilmente as mudanças de comportamento no que diz respeito aos requisitos de impressão. Isto permite adaptar melhor o ambiente de impressão existente às circunstâncias atuais. Por exemplo, os dados obtidos indicam se a gama de funções dos dispositivos está otimizada e se um equipamento diferente ou uma localização de instalação distinta poderiam ser mais rentáveis ou fáceis de usar. Isto torna-se especialmente atrativo para as empresas que introduziram modalidades de trabalho flexível.

As empresas que utilizam Serviços de Gestão de Impressão assistidos por IA dispõem de um sistema de gestão de impressão automatizado que simplifica a manutenção do sistema existente. Isto permite identificar e retificar as falhas com maior rapidez. Além disso, o dispositivo reconhece automaticamente quando estão a terminar os consumíveis, como tinteiros ou toners, e pode pedi-los de forma automática. Isto significa que os dispositivos podem ser utilizados sem interrupções e sem grande dificuldade, reduzindo consideravelmente a carga de trabalho para os utilizadores de serviço.

Porque deve adotar uma abordagem estratégica para integrar a IA

A IA e a automatização fazem parte da nossa vida quotidiana há já algum tempo e a sua influência continua a aumentar com a crescente digitalização. Em última instância, trata-se de ferramentas que devem ser personalizadas para fins predefinidos e introduzidas de forma específica. Adotar a IA requer, portanto, um plano estratégico. Colaborar com fornecedores de serviços externos com experiência em IA tem sentido no contexto do desenvolvimento e implementação da IA de forma que cumpra os requisitos.

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