Como garantir a participação dos ITDM nas decisões de negócio

A eficiência e a tecnologia andam de mãos dadas e esta última está a converter-se no aspeto mais importante para o crescimento das pequenas e médias empresas. E está a fazê-lo a toda a velocidade: quer seja o objeto do seu negócio ou simplesmente parte dos processos e metodologia, vivemos num ambiente digital e competitivo no qual a diferenciação face à concorrência, manter-se na vanguarda da inovação e dar ao cliente o que necessita são essenciais e tudo isso depende hoje da tecnologia.

O responsável de TI é quem controla essa espinha dorsal da empresa e, portanto, ter em conta as suas decisões a nível de negócio é uma mera questão de sobrevivência, sobretudo se queremos garantir essa desejada eficiência. E os decisores de tecnologia (ITDM, siglas em inglês), estão d acordo com isso, como se reflete num estudo realizado pela Brother entre este coletivo. A maioria dos entrevistados (88%) está de acordo em que é importante que a sua equipa esteja bem integrada no negócio. E 72% dos entrevistados considera que a equipa de TI está muito involucrada na eficiência empresarial.

No entanto, isto é algo que nem sempre acontece e nem sempre de forma completa: apenas à volta de um quarto dos entrevistados considera que estão ‘muito bem integrados’ no que diz respeito a objetivos de negócio, enquanto outra quarta parte vê esta integração apenas como ‘aceitável’ (a sensação é similar, mas no geral melhor quando se pergunta sobre a integração em operações e processos). 

Sem integração, as equipas de TI não têm o controlo necessário para garantir que os processos e a produtividade se mantenham a um nível elevado. As ineficiências e a falta de colaboração podem facilmente resultar, por exemplo, em que se compre tecnologia ou se tomem decisões relativamente a ela sem a implicação da equipa de TI, ou vice-versa, o que pode levar a que tenha ferramentas que não cumprem a função necessária ou que não deem resposta às necessidades de escalabilidade previstas. 

O valor que pode aportar a equipa de tecnologia

Assim, tendo em conta que é a equipa de TI que se encarga de avaliar, comprar e supervisionar a implementação de todos esses sistemas e ferramentas que gerem processos, canais de comunicação, interfaces com o cliente e desenvolvimentos, assim como de garantir que toda a infraestrutura da organização funciona, está atualizada e pode ser integrável com equipamentos novos ou com os sistemas de clientes e fornecedores, está claro que a equipa responsável das mesmas é também fundamental para a eficiência do negócio e que conceder ao responsável de TI um papel relevante na tomada de decisões levará, sem dúvida, a uma maior eficiência e, possivelmente, rentabilidade.

Comunicação para a integração

Então, se a necessidade de integração está clara, porque não se produz na prática? Pode haver muitos obstáculos que o impeçam e superá-los pode levar a um salto de qualidade na gestão, por isso é fundamental efetuar uma avaliação para conhecer primeiro quais são e, depois, como superá-los. Para os próprios tomadores de decisões na área de TI entrevistados pela Brother, um deles seria o facto de trabalhar em diferentes localizações, algo que um quarto pensar ser o motivo principal pelo qual não estão integrados. Mas também diferenças de prioridades entre departamentos, quase na mesma proporção (22%). Vejamos estas barreiras com um pouco mais de detalhe:

Integrar a equipa de IT para ganhar

Há muitos benefícios em tornar realidade uma boa integração da equipa de TI na mesa de direção começando, como já mencionámos, por tomar decisões tecnológicas que sejam realistas e coerentes com os objetivos de negócio. Por exemplo, soluções de cibersegurança que cubram verdadeiramente a cadeia de valor dos dados, ou soluções de impressão que sejam flexíveis e não estejam nem sobredimensionadas nem infra dimensionadas.

Imaginemos por um momento uma empresa na qual esta integração da equipa de tecnologia nas decisões de negócio não é completa. Pode haver um decisor, talvez do departamento de compras, que realize um pedido de impressoras para uso interno, por exemplo. Podem ser baratas, podem inclusivamente ser boas, mas talvez não se possam conectar de forma eficiente com a rede existente ou não cumpram os requisitos de cibersegurança da empresa. Isto sem dúvida multiplicaria não só os custos, como também o tempo e os recursos dedicados a fazê-las funcionar.

Uma equipa de TI integrada na tomada de decisões do negócio terá mais liberdade e, portanto, será capaz de realizar uma melhor otimização das infraestruturas e de reforçar a relação com parceiros tecnológicos que apoiem e impulsionem os seus objetivos, evitando este tipo de problemas. E é aqui, precisamente, que podem aportar valor: na investigação e avaliação das melhores soluções (para a empresa) e no seu trabalho em colaboração com os fornecedores e parceiros adequados para que as escolhas não sejam só as corretas, mas que também se levem a cabo de forma eficiente.

Na Brother sabemos isso, e podemos oferecer o apoio que as empresas necessitam para receber aconselhamento e manutenção em funções específicas, na segurança e, claro, em como integrar as novas soluções com o resto de sistemas da empresa –porque, como já dissemos, a integração é sempre fundamental.   

Resumindo, podemos afirmar que a integração do departamento de TI, elevando o seu perfil, com as decisões estratégicas de negócio tem que ser uma realidade para que a empresa seja o mais eficiente possível, a primeira premissa para a sua rentabilidade e para que se destaque entre a sua concorrência.