Como funcionam os serviços de gestão de impressão? A Brother explica
Ainda não tem a certeza se um serviço de gestão de impressão é adequado para a sua empresa? Falámos com o responsável da Brother em MPS e especialista em impressão, Phil White, para obter respostas a algumas das perguntas mais frequentes.
Continue a ler para saber tudo o que necessita sobre como funciona este serviço para as pequenas empresas ou utilize os links em baixo para obter respostas às perguntas mais frequentes.
1. O que é um serviço de gestão de impressão e em que difere da simples compra de uma impressora?
2. Como funcionam os serviços de gestão de impressão para empresas de diferentes tamanhos?
3. Quais são os benefícios dos serviços de gestão de impressão (MPS) para as empresas?
4. Quais são os maiores inconvenientes em comprar uma impressora de forma tradicional?
5. Como posso reduzir os meus custos de impressão com um serviço de gestão de impressão?
6. Que características de suporte e manutenção estão incluídas num pacote de gestão de impressão?
1. O que é um serviço de gestão de impressão e em que difere da simples compra de uma impressora?
Diria que a principal diferença é que com a compra, depende de si a manutenção e assegurar-se de que tem tinta ou toner antes que termine, ou seja, terá que ser responsável por tudo. Com um serviço de gestão de impressão ou de subscrição, subcontrata esta responsabilidade a um fornecedor de serviços de confiança que mantém o equipamento e assegura que tem todos os consumíveis necessários para continuar a funcionar. Resumindo, é a diferença entre querer ser responsável pela manutenção do parque de impressão ou preferir que alguém o seja por si.2. Como funcionam os serviços de gestão de impressão para empresas de diferentes tamanhos?
Na Brother estamos comprometidos em assegurar um serviço que satisfaça as necessidades de cada tipo de cliente. Sabemos que as grandes empresas já aproveitam esta modalidade de serviços há algum tempo e podemos fornecer soluções complexas e completamente personalizadas adequadas à sua configuração. No entanto, as pequenas empresas também podem beneficiar muito deste serviço.
Também sabemos que as empresas mais pequenas poderiam não necessitar de uma consultoria de vendas completa ou uma solução à medida. Portanto, nesses casos, podemos proporcionar um serviço mais simplificado e standardizado do qual podem beneficiar rápida e facilmente.
3. Quais são os benefícios dos serviços de gestão de impressão (MPS) para as empresas?
Creio que podemos resumir em três benefícios chave.
Em primeiro lugar, nunca ficará sem tinta ou toner. Isto é realmente importante, porque obviamente tem o equipamento por alguma razão, por isso não conseguir utilizá-lo, possivelmente num momento crítico, pode ter um impacto real no seu negócio. Os consumíveis de substituição serão entregues automaticamente antes que os seus terminem, não tem que prever quando irá necessitar de tinta ou toner ou ter que comprar online. Não tem que fazer nada. O equipamento está constantemente a ser monitorizado pelo fornecedor e é da nossa responsabilidade assegurarmo-nos de que a tinta e o toner estão sempre consigo antes que necessite.
Em segundo lugar, o equipamento inclui a manutenção. A nossa proposta inclui peças e mão de obra no local e um serviço proativo também, para assegurar que o seu dispositivo está sempre pronto a funcionar, que não vai falhar quando necessitar dele. Também receberá apoio para o configurar, que sabemos que por vezes pode ser complicado.
Em terceiro lugar, define um preço fixo e constante e sabe exatamente quanto vai pagar. Com um serviço de gestão de impressão paga pelo que imprime, ou seja, um custo muito mais consistente e estável, em vez de gastar centenas de euros em consumíveis que pode não usar durante meses. Basicamente, ajuda no fluxo de caixa: muda de um produto de TI mercantilizado para um modelo baseado no consumo que reflete o que procuram as empresas.
4. Quais são os maiores inconvenientes em comprar uma impressora de forma tradicional?
Há tantos produtos diferentes no mercado que poderia terminar com um que não satisfaça as necessidades da sua empresa, quer seja pelas especificações ou pelo custo. Com mais frequência do que imagina, o produto que é mais barato comprar não é o mais rentável de manter a longo prazo.
Também há sempre um risco de que o dispositivo possa ter problemas de manutenção. As estatísticas demonstram que a maioria dos telefonemas para os serviços de apoio estão relacionados com a impressão. É o ponto onde a mecânica física se encontra com o software, pelo que as coisas podem correr mal com alguma frequência, seja por erro do utilizador ou um erro do dispositivo. Integrar um nível de manutenção e suporte na sua solução significa que o seu investimento no dispositivo estará sempre protegido.
5. Como posso reduzir os meus custos de impressão com um serviço de gestão de impressão?
Creio que muitas empresas não sabem realmente quanto estão a gastar em impressão, pelo que a rentabilidade de um MPS realmente é clara e visível. Pode-se ver não só quanto custou o equipamento, mas também quanto está a custar mantê-lo, com faturas regulares e tendo antecipadamente os custos das páginas versus os custos do hardware, ajuda a tomar a melhor decisão para o seu negócio.
Importante também é que os custos ocultos, que poderão surgir mais para a frente, são eliminados. É certo que poderá saber quanto custa o dispositivo e o toner, mas não conhece os gastos de envio. Ou quanto pagaria se tivesse que comprar toners com urgência quando realmente necessita imprimir uma apresentação para uma reunião importante. Este tipo de problemas são custos indiretos que nem sempre são calculados aquando da compra inicial, mas podem ser bastante elevados.
Muitos fornecedores, incluindo a Brother, também têm em conta que está a criar um compromisso a longo prazo quando adquire um serviço, como tal incluem descontos nos custos de funcionamento do dispositivo.
6. Que características de suporte e manutenção estão incluídas num pacote de gestão de impressão?
Isto varia e há muitos exemplos no mercado de serviços de impressão básicos que só incluem consumíveis, mas definitivamente não é o caso da Brother. Oferecemos um serviço completamente gerido no qual obtém os consumíveis, uma forma automatizada de os pagar e um serviço de manutenção completo, preventivo e reativo.
O dispositivo está completamente monitorizado e inclui apoio telefónico da Brother. Também tem um portal para solicitar apoio diretamente e, no raro caso em que um problema não se consegue resolver por telefone, receberá manutenção e suporte no local entre um e três dias úteis. Além disso, não tem que enviar o dispositivo de volta para o fabricante para que o verifique. É um suporte profissional orientado para o negócio que está desenhado para que possa sempre continuar a imprimir.
7. Como funcionam os serviços de gestão de impressão? Pode guiar-nos através do processo de configuração?
Para os clientes que procuram flexibilidade ou um serviço personalizado, falarão com um dos nossos parceiros autorizados que farão cinco ou seis perguntas sobre o tipo de produto ou instalação que necessita. Aqui é importante indicar que um profissional poderia fazer uma visita à empresa para configurar os dispositivos, se fosse necessário, e ver que tipo de suporte querem. Depois o ou os dispositivos serão enviados, instalados, conectados e estarão prontos para começar a trabalhar.
Com esta opção poderá gerir o seu serviço através de um portal na nuvem que mostra informação e faturação, data de envio dos consumíveis e que permite contactar o fornecedor para a manutenção.
8. Qual é o futuro dos serviços de gestão de impressão? Se já tem um plano, mas prevê uma mudança nas suas necessidades, pode personalizar o seu plano para que mude à medida que a sua empresa muda também?
Alguns clientes podem já ter um equipamento Brother sem serviço de impressão associado. Nesse caso, deveriam contactar um revendedor autorizado e poderemos atualizar desde apenas o hardware até à manutenção, suporte e automatização de consumíveis. Se o seu negócio mudou e está à procura de um serviço diferente, novamente, contacte o seu fornecedor habitual e poderemos facilmente mudar para adaptar o serviço às suas novas necessidades.
Sabemos que os negócios, especialmente as pequenas empresas, estão sempre a evoluir e a crescer, por isso estamos prontos a qualquer momento para adaptar o nosso serviço e satisfazer as suas necessidades.
9. Como se integram as medidas de segurança num serviço de gestão de impressão para ajudar a proteger a informação sensível?
Grandes ou pequenas, todas as empresas se preocupam com a segurança da sua rede de TI e um serviço de impressão pode ajudar e apoiar isto de várias formas.A primeira é tão simples como estabelecer um processo sobre como se gere a impressão na organização. Está a passar de um ambiente onde as impressoras falham ou onde tem uma mistura de marcas de impressoras conectadas a uma rede, para a externalização da configuração para um fornecedor dedicado que proporcionará dispositivos em que pode confiar. Trata-se de introduzir uma política sobre essa parte da rede e como se utiliza.
Em segundo lugar, o serviço de gestão de impressão da Brother também permite juntar várias soluções de gestão documental. Isto significa que pode agregar controlo a como se imprime o documento, pelo que, se tem informação particularmente sensível, pode restringir como se imprime desde o dispositivo, quem pode aceder a essa informação e criar uma política sobre como se utilizam os documentos.
Sabemos que as empresas provavelmente estão a imprimir menos documentos em geral, mas os documentos que estão a imprimir são muito mais valiosos: há uma maior probabilidade de que incluam informação sensível. Isto significa que estamos a ver muitas mais pequenas empresas a procurar um maior nível de segurança à volta dos seus documentos.
10. Como apoia o MPS as novas formas de trabalhar, por exemplo quando os colaboradores estão totalmente em remoto ou dividem o seu tempo entre casa e escritório?
Está claro que a grande mudança é que agora a tendência é trabalhar a partir de mais de um lugar, por isso nós, como fornecedores, necessitamos estar bem posicionados para oferecer uma solução que reflita isto. Em termos de dispositivos, temos uma grande variedade que inclui opções mais compactas e que são ideais para escritórios em casa. Depois, a nível de serviços, podemos apoiar com a criação de um equilíbrio para o volume de impressão em diferentes localizações. Por isso pode beneficiar da automatização de consumíveis e os detalhes de faturação sem importar onde está o dispositivo ou criar uma configuração onde os utilizadores podem enviar um trabalho de impressão a partir de casa e recolhê-lo quando voltarem ao seu local de trabalho, seja mais tarde ou ao longo da semana. Estas são soluções disponíveis dentro da nossa proposta e podemos construir um pacote para cumprir todos os requisitos.
11. A gestão de impressão é um serviço que dá visibilidade completa sobre o uso e os custos de impressão?
Esta é uma necessidade básica de qualquer serviço de impressão, por isso se um fornecedor não puder facultar isso, sugerimos que procure noutro lado. Isto vem incluído em todos os serviços de gestão de impressão da Brother e é muito importante para as pequenas empresas.
Estamos realmente focados em oferecer essa transparência porque é algo que não se obtém quando compra uma impressora de forma tradicional. Pode colocar várias perguntas, como: quanto tempo esteve o toner na máquina? Quanto custou? Onde o comprámos? Quantas vezes pagámos para um técnico dar suporte ao equipamento? Pois bem, com um serviço de gestão de impressão inicia sessão no portal e todas essas perguntas estão respondidas. Obterá uma visão muito clara de qual foi o custo do serviço e saberá que esse é o único custo de impressão que pagou.
12. Como evolui o MPS para representar as últimas tecnologias e práticas de impressão e como isto beneficia uma empresa?
Para nós, trata-se de refinar constantemente a nossa oferta para refletir o que os nossos clientes necessitam, especialmente para as pequenas empresas. Sabemos que companhias como estas se encontram à procura da TI baseada no consumo, para que possam pagar em produtos e serviços à medida que os utilizam; não querem gastar milhares de euros numa tecnologia que talvez nunca usem. Por isso, estamos sempre a adaptar a nossa oferta para criar uma solução ideal.
Também estamos comprometidos em investir em nova tecnologia, razão pela qual passamos a utilizar a tecnologia na nuvem para apoiar as nossas impressoras. Isso é importante, dado que as pequenas empresas mudam e crescem, pelo que o software local não se ajusta à sua arquitetura. Uma conexão na nuvem é muito mais robusta, o que significa que o dispositivo pode mover-se e ainda assim poderemos apoiá-lo.
Pronto para começar? Contacte-nos e aconselharemos a solução perfeita de gestão de impressão.
