Compra ou serviço de gestão de impressão? Tudo o que deve ter em conta antes de escolher a sua nova impressora profissional

Descubra como um serviço de gestão de impressão pode poupar tempo e dinheiro

Sabemos o que sente uma pequena empresa quando adquire uma nova impressora. Necessita urgentemente de uma impressora que substitua a que se estragou ou de uma máquina adicional e não pode perder tempo, por isso dirige-se diretamente ao site do seu fornecedor de confiança ou à sua loja habitual para adquirir a primeira máquina que se adaptar ao seu orçamento. No entanto, antes de entrar em pânico, é importante parar um momento para considerar uma alternativa: um serviço de gestão de impressão.

Neste artigo explicarmos tudo o que deve ter em conta antes de investir numa impressora nova. Quando terminar de o ler, terá toda a informação que necessita para responder à pergunta: devo comprar uma impressora ou escolher um serviço de gestão de impressão?

O que deve saber antes de comprar a sua nova impressora?

1. Reabastecimento com a tinta e o toner adequados
2. Os custos ocultos na compra de impressoras
3. Assistência técnica
4. Gestão remota de impressoras
5. Escalabilidade
6. Facilidade de contratação.

Adquirir uma impressora pode parecer uma compra única e simples, mas na realidade é um compromisso a longo prazo que pode acarretar custos adicionais e incómodos durante toda a sua vida útil. É essencial considerar todos os consumíveis necessários para mantê-la em funcionamento, a integração com a configuração existente e a assistência profissional que pode necessitar se tiver algum problema técnico. Se virmos mais além, podemos repensar uma decisão de compra fácil quando nos apercebemos das realidades da propriedade a longo prazo.

Qual é alternativa? Um serviço de gestão de impressão. A IDC define-o como um “modelo baseado no consumo para um único dispositivo ou grupo de dispositivos, com base num sistema de uso pré-configurado”. O serviço pode incluir qualquer combinação de hardware de impressão, páginas mensais, consumíveis e manutenção. No caso do serviço de gestão de impressão da Brother, também inclui a avaliação inicial e a otimização contínua do ambiente de impressão.

Em poucas palavras, um serviço de gestão de impressão implica a entrega automática de consumíveis antes que terminem, assistência técnica enquanto durar o contrato e muitas mais vantagens que poupam tempo, incómodos e dinheiro a longo prazo. Apesar disso, a maioria das pequenas empresas não dispõe de um serviço de impressão gerido, mas muitas desejariam tê-lo. Segundo um estudo da IDC, mais de metade das empresas europeias com menos de 500 colaboradores optaram por acordos baseados em subscrições e muitas outras preferiram um serviço que incluísse a avaliação e otimização.

1. Fornecimento de tinta ou toner adequado

Imagine esta cena: é um dia atarefado no escritório e tem uma lista de tarefas cada vez maior, começando por um grande trabalho de impressão. É nesse momento que a impressora fica sem tinta ou toner. Se comprou uma impressora da forma tradicional, não tem outro remédio do que ir a uma loja comprar novos consumíveis e depois descobrir que se trata da referência errada ou que não têm o que a sua máquina precisa. E, entretanto, a sua lista de coisas a fazer vai aumentando.

Esta situação explica em grande medida porque 60% das empresas com entre 1 e 19 empregados, afirmam que preferem um serviço com base num contrato (IDC), por vantagens como a entrega de produtos essenciais como tinta ou toner. E também é um problema partilhado pelos utilizadores domésticos:

Num ambiente empresarial, todas as perdas de tempo que supõem as compras incorretas acumulam-se, tal como os custos. Mas com um serviço de gestão de impressão será enviado automaticamente o ou os consumíveis necessários em função do volume de impressão, como tal nunca perderá tempo em compras, nem voltará com a referência errada. Além disso, ajuda a reforçar a sustentabilidade.

A inexistência de compras de consumíveis erradas ou desnecessárias traduzem-se em muito menos desperdício  e com a Brother pode simplesmente devolver-nos os consumíveis usados de forma gratuita que nós encarregamo-nos da sua reciclagem ou remanufactura. É menos uma coisa com a qual se preocupar, o que permite dedicar mais tempo a aspetos mais importantes do funcionamento da sua empresa.

2. Os custos ocultos da compra de impressoras

Não só a compra incorreta de tinta ou toner pode gerar gastos inesperados nas impressoras: a acumulação desnecessária de consumíveis também pode ser um problema. Muitas empresas fazem pedidos regulares e recorrentes de consumíveis para se assegurarem de que podem sempre imprimir, mas com o tempo, isto pode significar que acabem a gastar mais em consumíveis do que necessitam. E se se estragam, pode ficar ainda mais caro. Se a tudo isto adicionarmos o custo das reparações ad hoc dos dispositivos, os custos ocultos começam a subir. Com um serviço de gestão de impressão obtém-se um preço fixo para cada página impressa ou para os consumíveis, inclusivamente, com desconto, para que não se perca tempo a procurar o consumível certo ao preço mais baixo.

E o que é pior, se compra diretamente uma impressora, terá que resolver tudo o referido anteriormente, por sua conta. Mas com um serviço de gestão de impressão da Brother (MPS) nunca há surpresas desagradáveis. Pode realizar um seguimento constante da sua utilização e enviaremos consumíveis antes que termine, pelo que não há risco de pedidos desnecessários. Além disso, as reparações e a manutenção estão incluídas: a sua máquina tem garantia durante toda a duração do contrato. O fácil acesso a este tipo de assistência prolonga a vida útil da sua máquina, pelo que pode pensar numa impressora MPS como a última impressora nova que necessitará.

Como é que o MPS o ajuda a poupar?

• 30-40% de poupança;
• Manutenção incluída;
• Poupe tempo concentrando-se no seu negócio e não na sua impressora.

Visto assim, os serviços de gestão de impressão são muito mais eficientes, em termos de manutenção e gestão. Se alguma vez necessitar alterar o seu serviço. Os programas MPS da Brother dão-lhe essa flexibilidade.

3. Assistência técnica

O tempo de inatividade da tecnologia é uma das maiores ameaças para a produtividade: 72% dos responsáveis da tomada de decisões de TI estão de acordo em que o departamento de TI é o responsável de impulsionar a eficiência geral da empresa*. Quando a sua empresa depende da documentação, uma impressora avariada significa que os colaboradores também deixam de trabalhar.

Se comprar uma impressora standard, o mais provável é que tenha de tentar solucionar os problemas por conta própria através de confusas pesquisas na Internet ou procurar um especialista. Isto leva tempo e nem sempre se pode permitir esperar para que o problema seja resolvido. Mas com um MPS não poderia ser mais fácil obter ajuda do seu fornecedor de serviços quando a necessitar. Pode estar seguro de que haverá um especialista da Brother no outro lado da linha para o ajudar: 98% dos problemas resolvem-se por telefone. Este nível de assistência é uma das razões chave pela qual 97% dos clientes de MPS continuam com a Brother depois de cinco anos*.

4. Gestão remota de impressoras

Muitas empresas operam de forma remota ou com uma configuração híbrida, o que pode complicar a impressão. É possível que tenham que gerir hardware em vários sítios e supervisionar o uso adicional que isto implica, o que requer muito tempo e esforço se se compram impressoras ad hoc. Muitas vezes, existem diversos dispositivos e pouco conhecimento da sua eficiência ou custo, o que pode ser difícil de gerir.

Um serviço de MPS facilita a gestão simples de tantas impressoras como necessita, com um portal do cliente que permite realizar um seguimento das estatísticas chave de cada uma.

Um serviço de gestão de impressão efetua um seguimento do:

• Rendimento dos dispositivos;
• Uso do dispositivo;
• Estado dos dispositivos para evitar tempos de inatividade.

5. Escalabilidade

Embora agora só utilize uma impressora, isso não significa que vá ser sempre assim. Muitas pequenas empresas têm grande potencial de crescimento, razão pela qual pode chegar um momento em que sejam necessárias diversas impressoras e distintas localizações. O Serviço de gestão de impressão da Brother adapta-se a cada negócio, expandindo-se para proporcionar os consumíveis, dispositivos e suporte de manutenção que a empresa necessita à medida que cresce. As ferramentas e funções gratuitas também permitem exportar facilmente a configuração de um dispositivo a todos os outros, cobertos por um serviço de impressão gerida. Com todas as impressoras incluídas no mesmo serviço, não poderia ser mais fácil expandir-se para outros centros ou localizações de impressão.

6: Facilidade de contratação

Se está interessado num serviço de gestão de impressão, mas é desencorajado pelo longo processo de contratação, pode estar seguro de que não é tão complicado como pode pensar. Uma vez em contacto, o processo de contratação é rápido e simples, e tudo o que inclui o contrato está totalmente claro. Inclusivamente, pode escolher entre um plano fixo com um número determinado de páginas ou a opção de pagar à medida que imprime. É um investimento na simplicidade, com um pouco de tempo extra no início que traz benefícios valiosos a longo prazo.

A entrega automática de consumíveis, a rentabilidade, a gestão remota, o suporte técnico fiável e o registo fácil tornam a impressão simples. E quando escolhe o MPS da Brother, obtém impressoras de nível profissional com a mais recente tecnologia, perfeitamente adequadas a pequenas empresas como a sua.

Assim, antes de comprar a sua próxima impressora, assegure-se de que considera um serviço de gestão de impressão. Se quiser obter mais informação sobre todas as vantagens e tudo o que inclui, clique aqui para visitar a página informativa do MPS.

Pronto para começar com um MPS? Preencha o formulário de contacto e um membro da equipa Brother entrará em contacto consigo.

* Brother entrevista ITDM, realizada por Savanta.