Dez benefícios da gestão documental por códigos de barras

Quando se tem um negócio há uma diversidade de tarefas que há que controlar e um tempo muito curto na agenda para as levar a cabo. É por isso que a organização do nosso local de trabalho é tão importante. Sabia que uma leve distração pode levar-nos a duplicar a percentagem de erros quando retomarmos a atividade laboral? Isto traduz-se numa perda importante de produtividade.

No entanto, não só um escritório arrumado com documentos bem classificados nos pode ajudar a melhorar a produtividade, como também pode trazer uma multiplicidade de benefícios à nossa empresa. Uma área de trabalho organizada reflete profissionalismo, transmite segurança e aumenta a confiança dos colaboradores. A soma de todos estes fatores contribui para melhorar o clima e a eficiência no escritório.

Um dos principais problemas da desordem neste ambiente é a imensa quantidade de documentos com que se trabalha diariamente: faturas, inventários, contratos… um sem fim de arquivos com informação sensível que se podem perder ou extraviar, complicando as tarefas do trabalhador. Por isso, é fundamental desenvolver um bom sistema de gestão documental que nos permita ter essa informação devidamente classificada e ordenada em formato digital.

Como nos pode ajudar a digitalização de documentos com código de barras no escritório?

Como comentámos, é muito comum em ambientes corporativos encontrar uma grande quantidade de documentos que se devem digitalizar para posterior arquivo, o que pode gerar uma variedade de problemas de perda de tempo e produtividade, se não temos o fluxo de trabalho correto. Há que ter em conta que o volume de papel a digitalizar para realizar esse processo às vezes é muito elevado e se deve realizar de forma individualizada para cada documento e tendo em conta a sua classificação. Resumindo, digitalizar os documentos um a um para depois armazenar implica uma grande quantidade de tempo investida numa tarefa pouco proveitosa. Além disso, o erro humano pode provocar falhas, como a perda de documentos de suma importância para a empresa

É aqui que entra em jogo o código de barras, uma vez que o seu mecanismo pode ser usado para a classificação dos documentos digitalizados livre do erro humano, onde a informação é extraída do código de barras de forma sistemática, prática e rápida. Tal como o código de barras numa embalagem de alimentos inclui a sua informação de precedência ou de embalamento, entre outros, nos ambientes de escritório podem-se gerar códigos próprios para que os documentos que manuseamos sejam classificados onde queremos e serem encontrados com facilidade.

Que benefícios traz a utilização do BCU?

A solução avançada de gestão documental por código de barras BCU (Barcode Utility), permite automatizar a gestão de documentos e está baseada na leitura de 13 dos formatos mais comuns de códigos de barras 1D e 2D.

Esta aplicação reconhece o código de barras (localizado na primeira página de cada documento a digitalizar) e automaticamente processa o documento para seu arquivo. Esta utilidade permite definir uma série de regras lógicas com funções avançadas de reconhecimento de códigos de barras para automatizar a separação (digitalização por lotes), o renomeamento do documento, incluindo o nome dos dados contidos no código de barras e um encaminhamento de cada documento digitalizado.

Tanto numa PME como numa multinacional, o uso do BCU pode-nos ajudar a serem mais produtivos. Porquê?

1. Ganharemos tempo reduzindo a dedicação a tarefas pouco produtivas ao automatizar a gestão de documentos através do uso do código de barras;
2. Pouparemos custos ao reduzir o uso de mais papel;
3. Poderemos reduzir o pessoal que se encarrega das tarefas de gestão documental;
4. Evitaremos a perda de documentos, já que o renomeamento do documento é automático partindo do código de barras e se armazenarão de forma segura num servidor;
5. Melhoraremos a classificação dos documentos e o seu processamento;
6. Reduziremos os erros humanos eliminando a entrada de dados de forma manual e evitaremos o extravio de documentos provocados por esses erros;
7. Pouparemos tempo corrigindo as falhas humanas;
8. Poderemos ter acesso à informação sensível de uma forma segura, ao poder definir as permissões de acesso aos dados digitalizados;
9. Será mais simples a distribuição automática de documentos mediante email, fax, FTP…
10. Melhoraremos a competitividade.

Todos estes benefícios terão a sua repercussão na tomada de decisões do seu negócio. O BCU pode ajudá-lo a armazenar uma informação que seria difícil classificar de outro modo. Isto permite que os empresários tenham a sua documentação mais importante à mão para que apenas se tenham que preocupar em tomar as decisões adequadas que possam afetar o desenvolvimento da empresa e melhorar assim a sua produtividade.

Vídeo – Como usar BarCode Utility , gestão documental por…