Benefícios dos Serviços de Gestão de Impressão, Brother

7 vantagens dos Serviços de Gestão de Impressão

Os Serviços de Gestão de Impressão são serviços oferecidos por revendedores ou fabricantes para gerir o parque de impressão das empresas. Permitem às organizações melhorar a sua eficiência, produtividade e segurança da informação, normalmente mediante a supervisão da utilização, a substituição de Consumíveis e a satisfação das necessidades de impressão da organização.As características dos Serviços de Gestão de Impressão variam segundo o fornecedor e o tipo de empresa, mas podem oferecer grandes vantagens:

Poupança de tempo e melhoria na eficiência
Melhoria na segurança da informação
Redução de custos e poupança económica
Melhoria na produtividade da organização
Redução do investimento inicial e melhoria dos fluxos de caixa
Redução da pegada ambiental
Maior agilidade

Está interessado nos Serviços de Gestão de Impressão da Brother?

Serviços de Gestão de Impressão

1.Poupança de tempo e melhoria na eficiência

A quantidade de tempo que os trabalhadores dedicam a tarefas relacionadas com a impressora pode ser frustrante. O processo de imprimir, digitalizar, copiar ou enviar por fax documentos em hardware antigo ou software mal configurado é apenas o principio.

Também há que ter em conta o tempo dedicado a reparar falhas do dispositivo e a substituir tinteiros e toners. Um Serviço de Gestão de Impressão deve identificar estes problemas e incluir planos para:

Reduzir o tempo dos colaboradores dedicado a tarefas relacionadas com a impressão.
Libertar tempo destes colaboradores para se centrarem noutras iniciativas estratégicas.
Eliminar as tarefas de manutenção quotidianas.

“Com a implementação do contrato de Serviço de Gestão de Impressão baseado na nuvem da Brother, podemos ter uma solução otimizada e automatizada, com custos controlados, na qual os Equipamentos e Consumíveis são supervisionados automaticamente, sem intervenção da nossa parte. Deste modo, aumentámos a produtividade e a satisfação dos nossos colaboradores e, além de reduzirmos os custos de Gestão dos Equipamentos, também reduzimos a nossa pegada ambiental ao reciclar todos os consumíveis usados”

Vítor Correia, Diretor de Sistemas Informáticos da Natura

2. Melhoria na segurança da informação

Reduzir a quantidade de papel, eletricidade e consumíveis de impressão que utiliza faz parte de um cidadão corporativo responsável. Com um sistema de supervisão incluído nos seus serviços contratados de MPS, deveria ser capaz de:

Recomendar procedimentos de registo de impressoras para minimizar o roubo de documentos das bandejas de saída.
Dispor de instalações de gestão de resíduos e documentos.
Instalar impressoras multifunções com função de apagar automaticamente do disco duro e soluções a nível de rede para reduzir o risco de que a informação seja recuperada por piratas informáticos.

Além disso, ter um só fornecedor de impressão para todos os serviços de TI reduz o número de pessoas alheias à empresa que têm acesso aos dispositivos em rede. Não há que subestimar esta ameaça comum para a segurança. Mas atenção: nem todos os fornecedores de MPS são iguais no que diz respeito à sua capacidade para combater as ameaças à segurança da informação.

A segurança da informação requer auditorias, melhorias e vigilância contínuas, e nem todos os fornecedores têm esses conhecimentos ou prestam esses serviços.

“Graças à implementação dos Serviços de Gestão de Impressão da Brother, podemos armazenar e recuperar os documentos confidenciais de forma rápida e simples, poupando tempo, espaço e dinheiro desde o primeiro dia.”

Steve Rock, Diretor Geral, K Lowther

3.Redução de custos e poupança económica

Uma abordagem esporádica à configuração de impressão da sua organização pode levar a ineficiências em várias áreas. Em primeiro lugar, estão os custos de manutenção. Manter os dispositivos individuais um a um é mais dispendioso que dispor de um sistema automatizado baseado na nuvem para o fazer em grande escala.

Os Serviços de Gestão de Impressão costumam conectar todos os dispositivos a um sistema de supervisão para garantir:

Entrega a tempo de toners para substituição e reparações
Melhor uso das economias de escala ao permitir comprar consumíveis a um preço mais reduzido ou pagar por cada página impressa
Reduz o custo associado ao armazenamento de inventário não utilizado.

Uma auditoria e avaliação exaustivas da impressão também podem identificar formas de otimizar o hardware. Ao fim e ao cabo, ter um parque de impressoras muito heterogéneo e/ou com equipamentos antigos poderá implicar um maior custo de manutenção e maiores ineficiências. Um especialista em impressão poderá calcular o custo real de uma abordagem ad hoc e identificar formas de poupar.

“A aceitação por parte dos nossos agentes e, inclusivamente, dos nossos clientes, está a ser muito positiva. E o facto é que, ao simplificar a gestão das nossas tarefas de impressão e gestão documental, conseguimos reduzir drasticamente o rácio de incidências com soluções mais avançadas e fiáveis que permitem, entre outras coisas, imprimir documentos a cores de alta qualidade para os clientes. Resumindo, graças à tecnologia e serviços da Brother não só conseguimos poupar dinheiro, como também estamos a melhorar a imagem perante os nossos clientes”. “Implementações como esta são de vital importância para o nosso negócio, por que nos ajudam a aumentar os nossos benefícios e a reforçar ainda mais a relação que mantemos com importantes referências da economia espanhola, como é o caso da Viajes El Corte Inglés. E se a isto somarmos o facto de que as instalações dos equipamentos foram realizadas sem nenhum tipo de incidência, podemos dizer que a Brother é o parceiro que necessitamos para continuarmos a ser competitivos no mercado”. “O apoio da Telycon foi fundamental para que esta implementação se realizasse em tempo recorde e sem imprevistos. São eles que nos conhecem a nós , às nossas agências e à Brother, pelo que são mais indicados para atuar como intermediários no processo e gerir qualquer tipo de incidência”.

Daniel Herrero Bermejo, Coordenador Infraestrutura de TI Viajes el Corte Inglés

4.Melhoria na produtividade da organização

As necessidades de impressão dos diferentes departamentos de uma organização podem variar. Depois de uma avaliação inicial das necessidades atuais e futuras de uma organização, o fornecedor de Serviços de Gestão de Impressão deve ser capaz de recomendar um programa à medida para cada departamento com o fim de agilizar os processos e melhorar os fluxos de trabalho operacionais.

Isto poderia incluir:

Impressão desde dispositivos móveis dentro ou fora das instalações
Impressão em papel de tamanhos e formatos distintos de documentos que habitualmente se utilizam
Encaminhamento automático de documentos digitais para localizações específicas
Criação de visores táteis personalizados com acessos diretos

Os Serviços de Gestão de Impressão deverão incluir informação sobre o uso dos equipamentos e os fluxos de trabalho, de forma a facilitar a aprendizagem e aproveitar os equipamentos de impressão e digitalização ao máximo do seu potencial.

Com o apoio de Soluções Digitais de Impressão e a Brother cobrimos as nossas necessidades de suporte e manutenção em todas as localizações das nossas lojas, o que supõe uma poupança em custos e garantia de qualidade da nossa sinalética. A médio prazo contaremos com a Brother também para a abertura de novas lojas.”

Antonio Bueno, Diretor de TI, de Tramas.

5.Redução do investimento inicial e melhoria dos fluxos de caixa

O custo de adquirir um parque completo de dispositivos pode ser desanimador, mas os Serviços de Gestão de Impressão costumam oferecer opções de pagamento flexíveis como:

Pagamentos mensais ou trimestrais
Totalmente adaptados à sua empresa

Os modelos de pagamento por página com as impressoras em renting também estão disponíveis e são perfeitos para as empresas que preferem diluir os custos por mais anos.

Além disso, pode desfrutar de informação de uso em tempo real para um maior controlo e dispor de ferramentas de previsão de custos para o parque de impressão, evitando custos inesperados que não tenham sido em conta.

“O Serviço de Gestão de Impressão da Brother é perfeito para a nossa universidade. Fazemos um uso intensivo da impressão e ajudou-nos a geri-la de forma mais eficaz. A Brother recomendou-nos as melhores impressoras para as nossas necessidades e agora reduzimos custos e tempo de administração e temos um serviço de assistência muito melhor. Além disso, simplesmente pagamos o que imprimimos sem incorrer em penalizações, ao contrário do nosso anterior contrato.”

Matthew Cooke, técnico informático do Ercall Wood Technology College.

6.Redução da pegada ambiental

Reduzir a quantidade de papel, o consumo energético e o número de consumíveis usados faz parte de ser um cidadão corporativo responsável. Um sistema de supervisão incluído nos Serviços de Gestão de Impressão, deveria permitir:

Identificar e realizar um seguimento dos níveis de utilização da impressão
Seguir e reduzir a pegada ambiental

“A Brother tem o seu próprio sistema de reciclagem. Isto dá-nos a segurança de que os nossos consumíveis usados são manipulados corretamente, não acabam no lugar errado e são reutilizados para obter o máximo benefício.”

Malin Johnson, Coordenadora de Sustentabilidade, Resia Travel Group

7.Maior agilidade

As organizações com mais sucesso procuram a melhoria contínua dos seus processos para se manterem na vanguarda.

Com o fornecedor de Serviços de Gestão de Impressão adequado ao seu lado, receberá aconselhamento contínuo e apoio estratégico de especialistas no campo da tecnologia no local de trabalho.

O fornecedor de Serviços de Gestão de Impressão deve oferecer o seguinte como parte do seu serviço:

Reuniões periódicas de revisão para se assegurar de que está a tirar o máximo partido do seu plano de impressão
Flexibilidade para mudar e adaptar o seu plano

“Ao trabalhar com a Brother, poemos compreender como são utilizadas as nossas impressoras e aplicar uma solução muito mais eficiente. Enquanto antes tínhamos um complicado mosaico de mais de 700 impressoras sem nenhuma transparência, agora temos um parque bem organizado de 300 máquinas".

Neil Perry, Diretor Associado de Transformação Digital de Dartford and Gravesham Trust

Mais informação sobre os nossos Serviços de Gestão de Impressão

MPS Professional

Para empresas que necessitam serviços básicos de impressão, com a possibilidade de incluir soluções específicas:

Envio automático de Consumíveis antes que terminem.
Opções flexíveis de assistência e manutenção.
Várias opções de instalação, incluída a instalação remota, no local ou personalizada.
Desfrute de uma total transparência de custos graças a uma fatura consolidada para todos os seus dispositivos

Mais informação MPS Professional

MPS Corporate

Para empresas que necessitam de uma solução integral criada de acordo com as suas complexas necessidades de impressão:

Uma profunda avaliação para encontrar a solução adequada para cada empresa.
Transição completa e sem problemas dos dispositivos existentes para os novos.
Planos de pagamento flexíveis. Acesso a um portal na nuvem personalizado para o cliente.

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