Como agilizar as tarefas administrativas no setor hoteleiro

O setor hoteleiro ainda está a recuperar do forte impacto que sofreu como consequência da pandemia. Além de ser um dos setores que mais sofreu esta crise, também é uma das indústrias que por mais mudanças passou, mudanças essas derivadas da sua repentina e rápida transformação digital, um aspeto que sem dúvida, se tornou imprescindível para garantir a sua recuperação.

Pode parecer paradoxal que, num setor onde a presença sempre foi – e continua a ser – fundamental, agora se valorize cada vez mais o facto de oferecer uma excelente experiência online. Esta tendência é muito similar à que vemos no retalho, onde a convivência entre os dois mundos – físico e online – se converteu na chave para garantir a continuidade do negócio. Daí o facto de soluções avançadas, como o contactless, as chaves digitais ou o self check-in e check out online, se tenham convertido em autênticos protagonistas de todo este enquadramento.

É claro que todas estas mudanças aumentaram as tarefas administrativas dos hotéis que, tal como em qualquer outro setor, são fundamentais para o bom funcionamento do negócio. Os clientes são cada vez mais exigentes e essa exigência deve traduzir-se em processos administrativos mais eficientes, que não exijam um investimento desnecessário de tempo dos colaboradores do hotel, que se deveriam focar 100% em outras atividades, como o apoio aos hóspedes durante a sua estadia.

Mais uma vez, a tecnologia tem um papel primordial para que a transformação digital no setor hoteleiro seja uma realidade e para que a gestão administrativa dos mesmos se converta num processo acessível e rentável. E dentro dessa tecnologia, as soluções de impressão, digitalização e etiquetagem para o setor horeca converteram-se no aliado perfeito para que os hotéis possam agilizar as suas tarefas administrativas tanto na receção como no escritório.

A nossa experiência num hotel começa quando chegamos à receção para efetuar o registo, experiência que queremos que seja o mais rápida possível, já que quando chegamos estamos desejosos de ir para o nosso quarto para deixar a bagagem, descansarmos, etc. Por isso, soluções como um scanner ou um multifunções são a resposta para que o processo de registo – e check out - seja mais ágil. Tarefas como a cópia ou digitalização de documentação do cliente, impressão de faturas ou digitalização de consentimentos, são ações muito comuns que, se estiverem acessíveis e atualizadas, favorecem o bom ritmo do trabalho.

É fundamental que estas soluções (equipamentos) que dão suporte à atividade principal estejam a funcionar corretamente e é aqui que os serviços de gestão da impressão podem ser uma grande ajuda. Ter contratado um serviço que se encarregue da gestão da impressão permite que os colaboradores dos hotéis se centrem na sua principal atividade e no que é realmente importante – os seus clientes – em vez de dedicar tempo à compra de consumíveis ou resolver problemas técnicos, entre outros.

Por outro lado, quantas vezes tivemos a necessidade de imprimir um documento durante a estadia num hotel? Por exemplo, o cartão de embarque ou a apresentação para uma reunião de trabalho são um clássico. E embora, agora, tenhamos a opção de levar o cartão de embarque no smartphone ou a apresentação no computador, ainda há gente que se sente mais segura ou tem mais facilidade em tomar decisões, com os documentos impressos. Por isso, os hotéis necessitam de uma solução que venha equipada com ferramentas que permitam imprimir documentos dos hóspedes de forma segura.

Também não podemos esquecer que dezenas de pessoas passam por um hotel diariamente, o que implica que elementos como as conexões elétricas, as saídas de emergência, etc., devam estar corretamente sinalizadas. É aqui que entra em jogo uma impressora de etiquetas, já que produzem etiquetas personalizadas, duradouras e de qualidade para superar qualquer desafio de identificação.

Tal como qualquer outro mercado, se os hotéis investirem na tecnologia correta, estarão mais próximo de alcançar a recuperação, porque a sua forma de operar já não será a mesma e devem adaptar-se rapidamente às mudanças que estão a acontecer na sociedade. Os clientes também não são os mesmos, o seu nível de exigência é muito maior e, se quiser garantir a continuidade do negócio, é fundamental começar por otimizar os processos administrativos. Apenas assim se poderá sobreviver na nova normalidade.