Como é que a subcontratação da impressão o pode preparar para a revolução da IA

Como é que a subcontratação da impressão o pode preparar para a revolução da IA

O que precisa fazer nos próximos meses? Acelerar a transformação digital da sua empresa? Controlar a nuvem? Descobrir como a IA generativa pode ajudar as suas operações de apoio ao cliente?

Perante tanta tecnologia nova e tão prometedora, poderíamos perdoar os responsáveis de TI por se sentirem tão sobrecarregados. Inclusivamente o líder mais talentoso e com maior capacidade de resiliência só pode esticar o orçamento, os colaboradores e a sua própria largura de banda até certo ponto.

Não é de estranhar, portanto, que muitos líderes subcontratem grande parte das suas operações, tanto para poder aproveitar a experiência de vanguarda como para poder concentrar-se naquelas questões nas quais pode realmente marcar a diferença.

Mas, embora seja fácil centrar-se nos grandes temas estratégicos, como a IA ou a nuvem, é importante recordar que as tarefas quotidianas, incluída a gestão dos serviços de impressão continuam a ser necessárias. Estas também podem ser candidatas adequadas para a subcontratação, mas o impacto e os benefícios podem ser muito mais imediatos.

Por onde devem começar os decisores de TI?

A Brother encomendou recentemente uma investigação em profundidade para conhecer os desafios que enfrentam os líderes tecnológicos das pequenas e médias empresas no mundo real. Isto, por sua vez, permitiu identificar que áreas podem ser objeto de subcontratação. O principal problema é a segurança. Entretanto, os avanços tecnológicos emergentes, as mudanças na economia em geral, os gastos imprevistos e os problemas de segurança1 afetaram a gestão do orçamento nos últimos 12 meses.

Ao mesmo tempo, a sustentabilidade é cada vez mais importante, já que quatro em cinco dos diretores de TI de pequenas e médias empresas afirmam que é importante para o seu negócio em geral, e quase o mesmo número a menciona como uma questão-chave para as equipas de TI.

Poderiam considerar-se questões externas que toda a organização deve abordar. Mas os responsáveis de TI também enfrentam pressões internas, sobretudo no que diz respeito à gestão e à manutenção das suas próprias equipas. 41% dos diretores de TI assinalam que a contratação e retenção de pessoal dentro da equipa de TI é um desafio.  

Está na altura de pedir ajuda?

Trata-se de um leque de desafios formidável. Para que as empresas desenvolvam todo o seu potencial, os profissionais de TI devem abordá-los todos ao mesmo tempo. Uma estratégia de IA promissora pode ser bombardeada e afundada se os ciberataques conseguirem roubar a propriedade intelectual ou os dados com base nos quais os modelos são treinados. Do mesmo modo, os colaboradores - de TI ou de outro tipo - não podem dar o melhor de si mesmos se não dispõem da infraestrutura básica para fazer o seu trabalho, estejam onde estiverem. E nem sequer os responsáveis de TI mais capazes e conscienciosos podem fazer frente a tudo isto sozinhos.

Subcontratar algumas ou todas estas tarefas é claramente uma opção para os profissionais de TI que procuram utilizar os seus recursos da forma mais eficaz possível. Um dos principais atrativos é a capacidade de melhorar a produtividade, mencionada por 42% dos entrevistados, e quase a mesma percentagem menciona o impacto da subcontratação na segurança. Igualmente importante é o potencial da subcontratação para reduzir custos, enquanto mais de um terço dos responsáveis de TI mencionaram o seu impacto na velocidade e na agilidade1.

Estas vantagens têm efeitos em cadeia. Basil Fuchs, CIO da Brother Europa, afirma que delegar tarefas não essenciais em terceiros significa que as empresas podem centrar-se no desenvolvimento dos seus colaboradores nas suas áreas de negócio principais, o que também aumenta a satisfação dos empregados. Acrescenta ainda que as soluções subcontratadas e na nuvem podem desempenhar um papel fundamental no apoio aos modelos de trabalho híbridos em que muitas organizações confiam cada vez mais.

Mas a subcontratação também pode criar enormes oportunidades para que as empresas levem a cabo iniciativas de transformação a ritmo e escala, afirma. “Ajuda as empresas a acelerar as suas iniciativas digitais, aproveitando a experiência externa e as abordagens inovadoras dos seus parceiros de subcontratação.”.

Por isso é importante que as empresas considerem as suas estratégias tecnológicas e de subcontratação no seu conjunto. É fácil entender porque é que algumas organizações podem ser tentadas a dar prioridade a tecnologias de moda como a automatização robótica de processos ou a IA sem compreender plenamente o seu impacto. Mas, segundo Fuchs, “é importante que equilibremos este entusiasmo pelas novas tecnologias com considerações práticas sobre o seu valor para o cliente e a sua integração com os sistemas existentes”.

Por extensão, diz Fuchs, é demasiado fácil que as empresas não saibam como podem otimizar a sua infraestrutura de escritório, incluída a tecnologia de impressão e documentos na qual os colaboradores confiam e utilizam todos os dias. “Este descuido pode conduzir a ineficiências e oportunidades perdidas de poupança de custos e uma melhor experiência geral dos funcionários.”

O que estão a fazer os colegas do setor informático?

Mais de 60% dos líderes tecnológicos subcontratam ou estão a pensar subcontratar o armazenamento e a nuvem. Quase a mesma percentagem, 56%, subcontrata ou tem previsto subcontratar serviços de segurança. Mas no que diz respeito à gestão da sustentabilidade empresarial ou às aquisições, apenas 16% externaliza estas funções. Do mesmo modo, menos de um em cada cinco subcontrata soluções ou serviços de trabalho híbrido, enquanto 23% o está a planear.

Isto poderia parecer uma desconexão, dado que quase um terço dos entrevistados afirma que o hardware e a tecnologia do escritório representam a maior parte do gasto orçamental em TI, enquanto 44% afirma que o orçamento ou as previsões de gastos em hardware e infraestrutura tecnológica de escritório aumentaram no último ano.

Visto de outro ângulo, a poupança de custos foi um motor da atividade sustentável para quase metade dos departamentos de TI. As atividades relacionadas com a impressão têm um papel claro na hora de ajudar as empresas a cumprir as suas ambições de sustentabilidade. Enquanto o uso da energia é a principal prioridade para os profissionais de TI, a segunda é melhorar a gestão da impressão, seguida de muito perto pela reciclagem de produtos usados.
Um quinto assinalou a reciclagem de tinteiros e toners.

A gestão das infraestruturas de escritório e dos equipamentos de impressão podem não ser as áreas mais exageradas, mas são desafios enfrentados por praticamente todas as organizações, grandes e pequenas. E embora seja pouco provável que os problemas se resolvam rapidamente, é possível que as organizações públicas como as privadas enfrentem uma pressão cada vez maior para gerir os custos e demonstrar as suas credenciais de sustentabilidade.

Subcontratar a impressão: uma vitória rápida

Portanto, trespassar a gestão da infraestrutura de impressão e os consumíveis para um especialista de Serviços de gestão de impressão (MPS) pode resolver definitivamente uma série de dores de cabeça de forma imediata. Pode ajudar os profissionais de TI a gerir a infraestrutura de impressão de forma mais eficiente e sustentável, enquanto contribui para a segurança. Além disso, melhora a experiência dos colaboradores em geral, sobretudo para os trabalhadores de TI que já não têm que preocupar-se com a gestão de tudo o que está relacionado com a impressão.

E o mais importante, liberta os responsáveis da área da tecnologia para que possam ocupar-se com outras questões que aportam maior valor, como a crescente ameaça cibernética ou analisar como encaixa realmente a IA generativa em cada modelo de negócio.

Para obter mais informação sobre as possibilidades de subcontratação da impressão com a Brother através das opções de Serviços de gestão de impressão com plataforma na nuvem, contacte-nos.

Fonte:

¹ Estudo “2023 Brother SMB IT Decision-Maker Study (Savanta)".