Como imprimir envelopes para a sua empresa

O uso do email é um dos métodos mais utilizados para qualquer empresa para a comunicação entre colaboradores e também com os seus clientes. No entanto, a sua utilização suprime outras formas de comunicação tradicionais com o envio de cartas.

Atualmente, a utilização do correio postal é ainda um elemento muito importante no marketing de uma empresa na hora de comunicar com colaboradores, fornecedores e clientes, uma vez que é muito útil para enviar propostas de venda, folhetos e catálogos, assim como faturas e convites. Por esse motivo, a forma em que se realiza este contacto – quando é feita em nome de uma empresa ou negócio - deve representar a identidade da marca, tal como o faz um cartão de visita ou uma página web.

É por isso que qualquer informação que deseje comunicar por correio postal deve ser feita de forma profissional e, para o conseguir, o primeiro passo é utilizar envelopes que reflitam a imagem da empresa. Deve ter-se em conta que os envelopes serão o primeiro impacto visível da comunicação e podem ser um fator determinante para que o destinatário decida abri-la ou não.

Por esse motivo, o mais conveniente é que os endereços não estejam escritos à mão. Um equipamento de impressão permite-lhe imprimir os envelopes com o endereço dos destinatários e conseguir um resultado ainda mais profissional. De seguida, damos-lhe alguns conselhos que podem ser muito úteis para esta tarefa.

Como imprimir os seus próprios envelopes?

1. Conselhos úteis antes de imprimir

• O primeiro passo é escolher o material adequado para a tecnologia de impressão que possui. Há que considerar que os envelopes para jato de tinta têm maior capacidade de absorção e os envelopes para equipamentos laser estão desenvolvidos para suportar as temperaturas que se alcançam no processo de fusão, sobretudo no caso dos que têm janela;
• Além disso, é aconselhável não utilizar envelopes com selos que tenham relevo, já que podem dificultar a impressão;
• Também não é conveniente utilizar envelopes de baixa qualidade, porque podem ocasionar dobras e deteriorar a qualidade de impressão e consequentemente o resultado final;
• É melhor não usar papel de tamanho superior a 215.9 mm (8.5 in.) de largura e 355.6 mm (14.0 in.) de comprimento. Pode utilizar envelopes de tamanho Com-10, Monarch, C5 y DL;
• Antes de os colocar na impressora, deve dobrar as abas do envelope, sem as colar;
• É melhor imprimir os envelopes a partir da bandeja multipropósito do equipamento, já que os envelopes têm uma gramagem especial.

   

2. Configurar a impressão

Uma vez escolhidos os envelopes mais adequados para a impressão, deve configurar o software para a impressão em formato envelope. Pode fazê-lo facilmente a partir do Word ou outro programa que tenha habilitada esta opção.

3. Conselhos para a impressão de envelopes

• A impressão vai correr melhor se ajustar as guias da impressora ao tamanho do envelope;
• Para imprimir, devem-se colocar os envelopes com o lado a ser impresso virado para cima os quatro cantos alinhados;
• Não convém colocar envelopes além da capacidade máxima permitida, pois poderia causa encravamentos e atolamentos.

4. Uma alternativa: impressoras de etiquetas

Outra opção, para incluir os endereços dos destinatários nos envelopes é usar uma impressora de etiquetas. É uma alternativa simples e perfeita em comparação com a impressão direta de envelopes no caso de ter um volume considerável de destinatários, e sempre é uma melhor opção que escrever os dados manualmente. Simplesmente, terá que desenhar a etiqueta no software habilitado para o equipamento, imprimi-la e colá-la diretamente no envelope. Além de tudo, com esta opção, poupa tempo e evita erros de escrita. E é uma opção quase obrigatória se vende num grande Marketplace.

Resumindo, a impressão de envelopes é a opção perfeita para aqueles negócios que comunicam com os seus fornecedores e clientes através de correio postal. Não só oferece resultados profissionais que fortalecem a imagem da empresa, como também permite poupar tempo aos  funcionários, já que, em poucos minutos, pode ter uma grande quantidade de envelopes impressos prontos para enviar e sem erros.