Subcontratação da impressão: a chave para compreender melhor a sua empresa

A tecnologia e as competências são importantes, a confiança, é essencial.

Recorrer a ajuda externa pode ser uma forma inteligente de aceder a conhecimentos de ponta para iniciativas estratégicas como a transformação digital, a migração para a nuvem ou a criação de uma estratégia de IA de primeiro nível.

Mas a subcontratação não se destina apenas a projetos de grande visibilidade. A escolha do parceiro certo pode fazer uma grande diferença em áreas menos mediáticas, mas de importância crítica, como a impressão.

Afinal de contas, a impressão ainda desempenha um papel vital nas empresas. Em toda a Europa, 43% das empresas afirmam que os documentos em papel são essenciais para os seus processos empresariais, revela um estudo da IDC, enquanto 28% citam requisitos legais para conservar documentos em papel. Mais de três quartos afirmam que precisam de manter ou aumentar a impressão de documentos contabilísticos e financeiros. 

Assim, existem boas razões para que as grandes empresas, e as empresas não tão grandes, prestem mais atenção à forma como gerem as suas operações de impressão. Ou encontrar um parceiro de impressão para gerir a impressão por elas.

A utilização de um especialista em serviços de gestão de impressão pode ajudar os ITDM a enfrentar desafios como a segurança, a eficiência, a sustentabilidade e a conformidade que afetam os trabalhadores de toda a organização. Também oferecem aos gestores de tecnologia uma forma de evitar a escassez de competências e reduzir os riscos, libertando os especialistas internos para se concentrarem nas questões de transformação mais importantes.

O que esperar de um Serviço de Gestão de Impressão

Ao mesmo tempo, a impressão de documentos está no centro das atenções devido à crescente preocupação com a sustentabilidade. Quando a impressão é mal gerida, podem ser desperdiçados recursos como a energia ou o papel, a tinta e o toner. Este é um claro desafio para a sustentabilidade. Mas também é mau para o resultado final e pode representar um risco para a segurança e a proteção de dados.

A externalização ou a escolha de um parceiro de impressão pode ajudar em todos estes aspetos. No entanto, tem havido muitas vezes uma concentração excessiva nas operações da sede, em vez de se procurarem soluções descentralizadas que se adaptem às crescentes necessidades comerciais da sociedade atual. 

A falta de competências ou de recursos informáticos em certas empresas pode criar alguns problemas quando a gestão é efetuada internamente. A responsabilidade pela gestão e aquisição de dispositivos ou consumíveis pode facilmente recair sobre pessoal pouco qualificado. Na melhor das hipóteses, isto pode significar que os consumíveis, ou mesmo os dispositivos, são comprados com orçamentos de baixo custo, o que significa que a empresa não está a obter a melhor relação custo-benefício. Mais preocupante ainda, a utilização de dispositivos domésticos ou a falta de conhecimento dos protocolos de segurança deixa em aberto o risco de exposição de dados. O pessoal pode mesmo acabar por comprar dispositivos sem marca que podem representar sérios riscos de segurança uma vez ligados à rede.

É por isso que a confiança é fundamental, explica Phil White, diretor de MPS da Brother e especialista em impressão. “O que queremos dizer com Serviços de Gestão de impressão, especialmente para as grandes empresas, é a subcontratação da sua infraestrutura de impressão e documentos a um fornecedor de confiança em todos os locais de residência e escritório.

Com o atual serviço de gestão de impressão, as despesas de impressão são definidas num único ponto de contabilidade, tornando os custos muito mais visíveis e fáceis de controlar. Mas a utilização dos recursos de impressão pelos funcionários também se torna muito mais transparente e, por conseguinte, mais fácil de gerir, quer garantindo que têm os consumíveis certos ao melhor preço, quer incentivando-os a utilizar os recursos de impressão de forma sustentável.

Esta visibilidade do que os funcionários estão realmente a fazer também tem um impacto na segurança. Um parceiro MPS tem em conta toda a infraestrutura de impressão, desde instalações de primeiro nível, filiais ou mesmo equipamento necessário para teletrabalho, reduzindo o perigo de dispositivos aleatórios não aprovados se ligarem à rede. “E a vantagem é que se começa a ter mais controlo e a solução é muito mais segura”, afirma Phil.

Esta é uma preocupação óbvia para uma empresa com várias instalações ou escritórios satélites, mas também para consultórios médicos ou outras instalações de cuidados de saúde, onde a confidencialidade é fundamental, bem como para fornecedores de transportes e logística e outras empresas descentralizadas.

E essa necessidade de confiança significa que qualquer pessoa que queira imprimir uma receita ou uma fatura sabe que o dispositivo funcionará quando e como for necessário.

Necessita de um parceiro de impressão no qual possa confiar

É por isso que, ao escolher um potencial parceiro, a prioridade é ter uma ideia clara do que realmente se pretende alcançar. Não se trata de TI, diz Phil. Em vez disso, a questão é “qual é o resultado comercial que se procura?

A partir daí, diz ele, “tem de encontrar um parceiro que compreenda o seu negócio, os resultados que está a tentar alcançar como organização e como departamento de TI, tanto a nível financeiro como operacional”.

Cada organização é diferente e um potencial fornecedor precisa de compreender isso, em vez de se limitar a apresentar um modelo pré-concebido no primeiro dia. É importante, diz Phil, que o fornecedor “dedique algum tempo a ser realmente um consultor”.

Idealmente, devem ajudá-lo a descobrir problemas que não sabia que tinha, quer seja o pessoal de um departamento a pagar demasiado para comprar consumíveis ou os processos empresariais a serem perturbados por infraestruturas ineficientes. E devem encontrar uma solução que seja suficientemente flexível para responder aos resultados que se propõem atingir e a toda a gama de desafios que cada organização enfrenta.

No caso da Brother, a sua abordagem MPS é descentralizada desde o início, com a infraestrutura de gestão subjacente alojada na nuvem. Além disso, explica Phil, a Brother reconhece que diferentes empresas terão diferentes necessidades ou preferências de processamento de documentos, pelo que a sua plataforma MPS é agnóstica no que respeita ao software de gestão de documentos.

“A nossa abordagem consultiva consiste em compreender a importância dos documentos para uma empresa e a melhor forma de os alinhar com os seus objetivos”, afirma.

Dito isto, os clientes não devem ter medo de procurar um compromisso MPS em que o serviço esteja ligado aos objetivos comerciais que estão a tentar alcançar. Isto pode até significar que os fornecedores de serviços têm de pagar penalizações por não cumprirem os objetivos comerciais com uma solução, quer se trate de redução de custos ou de produção de documentos.

Ninguém vai esperar que a impressão acelere o ritmo dos líderes tecnológicos da mesma forma que a inteligência artificial ou a robótica. Mas embora a impressão possa não ser considerada uma questão existencial para uma organização, a satisfação do cliente, a segurança dos dados ou a melhoria da produtividade podem sê-lo.

Como explica Phil, “o que importa é o valor do documento”.

É evidente que as melhores estratégias de outsourcing de impressão começam com um diálogo aberto e são construídas com base numa confiança a longo prazo. Para discutir sem compromisso a forma como a Brother e os seus parceiros MPS o podem ajudar a tirar o máximo partido da sua infraestrutura de impressão, consulte a nossa oferta de Serviços de Gestão de Impressão.